6 важных советов по деловой переписке

Электронная почта (e-mail) является полноценным средством коммуникации в современном мире. Требования к написанию и отправке электронной почты давно формализованы.

Давайте разберем некоторые из них:

1. Электронное письмо является таким же письмом как и официальное письмо, которое Вы пишите на фирменном бланке. т.е. оно должно иметь обращение к получателю: «Уважаемый Абдулла Ибрагимович». Оно должно иметь основную часть письма, где Вы излагаете, что хотите сказать, либо отвечаете на запрос направленный Вам.

Электронное письмо должно иметь заключительную часть, в виде слов: «С уважением», «Жду Вашего ответа», «Надеюсь на быстрый ответ».

Электронное письмо, несмотря на то, что мы его отправляем со своего адреса должно быть подписано Вашим именем : «С уважением, Алишер».

Исключение допускается только в случаях, когда рассылка ведется от имени организации.

2. Электронная почта помогает передавать информацию в электронном виде, однако не является сродством для перекидки файлов. В этом случае, не забывайте писать само письмо и объяснить человеку для чего Вы направляете эту информацию. Случаи могут быть абсолютно разными:

- Вам нужно отправить человеку информацию;

- Вам нужно получить от человека информацию;

- Вам нужно, чтоб люди начали использовать данную информацию (информация о продукте, внутренние нормативные документы и прочее);

- Вам нужно, чтоб люди прочитали, прокомментировали, ознакомились и прочее.

3. Электронная почта может быть личной и корпоративной, так вот в корпоративной электронной почте запрещено использовать нецензурную лексику и оскорбительные выражения.

4. Визитная карточка в электронном сообщении помогает людям, особенно незнакомым понять откуда Вы, какую должность занимаете, как можно с Вами связаться.

5. Копия электронного сообщения – эта функция предназначена для того, чтобы Вы могли информировать заинтересованные стороны о том, что Вы намереваетесь сделать (Помните, что в получатели «Кому» нужно ставить всех непосредственных участников процесса, а в «Копию» тех, кого достаточно просто проинформировать).

6. Не забывайте указывать «Тему» сообщения, так как каждый из нас получает большое множество сообщений и после определенного времени сложно вспомнить от кого и когда приходило сообщение (тема поможет обобщить по этому признаку сообщения и сузить поиск), более того это помогает получателю приоритизировать полученные сообщения.

Уровень развития любой организации зависит в том числе и от того как ее работники выражают свои мысли (устно, на бумаге, в электронном письме).

В настоящее время, в момент когда мир меняется стремительно, перед нами ставятся все более сложные задачи, необходимо задуматься над тем, что нам может помогать при нашей дальнейшей работе.

Эти простые правила помогут Вам научиться «управлять собой во времени», расставлять приоритеты, улучшить работу с массивами данных, делать больше за более короткий срок, принимать более быстрые и качественные решения, а также найти свой фирменный стиль, выразить свою индивидуальность и оптимизировать свою работу и работу своих коллег).

Автор: Абдукаримбекова К.М.